Workflow-Anleitung: Sprachprüfung konfigurieren

Intro

Mit der Sprachprüfung legen Sie fest, wie die Linguistic Engine die Texte prüft, die an sie übermittelt werden. Dies geschieht hauptsächlich durch den Redaktionsleitfaden (englisch: Style Guide), in dem u. a. diese Dinge festgelegt werden:

• Welche Regeln der Sprachprüfung sollen anschlagen und welche nicht?

• Wie sollen die Meldungen konkret lauten?

• Inwieweit soll die Terminologieprüfung auch bei linguistischen Termvarianten anschlagen?

• Welche Synonymvarianten sollen erkannt werden?

• Welche zusätzlichen Wörter und Schreibweisen sollen für die Rechtschreibprüfung herangezogen werden?

Diese Anleitung gibt Ihnen einen Überblick darüber, wie Sie Änderungen an der Sprachprüfung vornehmen und verfügbar machen können. Die genauen Details zur tatsächlichen Konfiguration finden Sie jeweils auf den verlinkten Seiten.

Schritt 1 - Style Guide definieren

Im Style Guide definieren Sie, welche Regelkonfiguration verwendet werden soll. Außerdem entscheiden Sie, welche Möglichkeiten zur Termvariantenerkennung Sie nutzen wollen und welche zusätzlichen Schreibweisen Sie über das Benutzerwörterbuch verwenden wollen.

Erstellen Sie zunächst einen Style Guide, wie in Style Guide beschrieben. Weisen Sie diesem Style Guide folgende Konfigurationen zu oder erstellen Sie diese passend zum Style Guide.

• Rule configuration / Regelkonfiguration: Style Guide – Rules
  Geben Sie hier an, nach welchen Regeln Rechtschreibung, Grammatik, Terminologie, Stil und Abkürzungen geprüft werden sollen.

• Terminology configuration / Termvariantenerkennung: Style Guide – Terminology – Variant recognition
  Geben Sie hier an, welche Schreibvarianten von Termen erkannt werden sollen.

• User Lexicon / Benutzerwörterbuch: Style Guide – User Lexicon
  Im Benutzerwörterbuch verwalten Sie Schreibweisen, die nicht durch das Systemwörterbuch abgedeckt werden, z. B. Produktnamen oder Fachbegriffe.

Wenn Sie diese definiert haben, können Sie auch die folgenden Module hinzufügen:

• Synonym configuration / Synonymkonfiguration: Style Guide – Synonyms
  Hier können Sie Synonymbeziehungen definieren, die sich ebenfalls auf die Termvariantenerkennung auswirken.

• Notification configuration / Meldungskonfiguration: Style Guide – Notifications
  Die Regeln der Congree-Sprachprüfung werden, wenn dem Style Guide keine Meldungskonfiguration zugewiesen ist, mit Standard-Meldungstexten angezeigt. Wenn Sie eigene Meldungstexte oder Beispiele verwenden möchten, können Sie diese hier verwalten und dem Style Guide zuweisen.

Falls Sie kundenspezifische Erweiterungen erhalten haben, stehen diese im sechsten Feld Custom configuration zur Verfügung und können dem Style Guide ebenfalls zugewiesen werden.

Schritt 2 - TermSync einrichten

Mit dem TermSync definieren Sie, welche Inhalte aus Ihrer Terminologie in die Sprachprüfung übernommen werden. Durch den TermSync kann Congree nicht nur allgemeinsprachlich, sondern auf Basis Ihres Unternehmenswortschatzes prüfen. Prüfregeln aus der Kategorie Terminologie werden nur dann angewendet, wenn der TermSync erfolgreich durchgeführt wurde.

Grob zusammengefasst, definieren Sie im TermSync eine TermBase als Quelle (evtl. mit Filtern) sowie einen oder mehrere Style Guide als Ziel. Um einen TermSync-Job anlegen zu können, muss der Style Guide bereits angelegt sein.

Richten Sie den TermSync ein, wie hier beschrieben:

SyncCenter – TermSync

Wenn während des TermSyncs in der als Quelle angegebenen TermBase Wörter gefunden werden, die nicht den Wortbildungsregeln der jeweiligen Sprache entsprechen, werden diese automatisch in das Benutzerwörterbuch übernommen. Sie können die Wörter dort überprüfen und entscheiden, ob diese beibehalten, ignoriert oder gelöscht werden sollen.

Schritt 3 - Style Guide dem dokumentspezifischen Regelsatz zuweisen

Als letzten Schritt weisen Sie den Style Guide einem dokumentspezifischen Regelsatz zu. Die Details zur Erstellung oder Konfiguration des dokumentspezifischen Regelsatzes sind auf dieser Seite aufgeführt: Manager für Einstellungen – Dokument , Kapitel Der Bereich Sprachprüfung im Überblick. Die wichtigsten Einstellungen dabei sind:

1. Style Guide: Wählen Sie hier den den Style Guide aus.

2. Search for valid terms: Geben Sie hier an, ob eine Meldung erscheinen soll, wenn ein gültiger Term (Vorzugsterm) verwendet wird.

3. Use AI to extend Language Check messages: Hiermit können Sie KI-generierte Korrekturvorschläge für die Meldungen aus diesem Style Guide aktivieren.

4. Enable lexicon trainer: Beim Ignorieren bestimmter Rechtschreib- und Grammatikregeln werden die betroffenen Wörter in den Bereich Training Data im User lexicon übernommen. Dort können sie weiterbearbeitet werden (z. B. um daraus neue Einträge für das User Lexicon zu erzeugen).

Wenn Sie den dokumentspezifischen Regelsatz jetzt speichern, werden Sie aufgefordert, diesen zu kompilieren. Bestätigen Sie diese Meldung. Die Änderungen sind verfügbar, wenn im SyncCenter in der Job list der Job Status auf Successful steht.

Starten Sie jetzt den Editor (z. B. Microsoft Word) neu, um die neu konfigurierte Sprachprüfung zu verwenden.

Sprachprüfung pflegen

Auch nach der vollständigen Konfiguration werden Sie immer wieder einzelne Details der Sprachprüfung anpassen müssen, damit Congree zu Ihrem Einsatzzweck passt. Einige Tipps:

• Wenn eine Regel von Benutzern öfter als störend gemeldet wird, empfehlen wir, die Regel zu deaktivieren. Besprechen Sie anschließend, ob und wann die Regel verwendet werden soll und justieren Sie ggf. die Regelkonfiguration. Manche Regeln haben einen Zähler, den Sie ebenfalls anpassen können. Halten Sie die Entscheidung in Ihrem Redaktionsleitfaden fest.

• Vergessen Sie nicht, regelmäßig das Benutzerwörterbuch zu kontrollieren. Sowohl über den TermSync als auch über die Trainingsdaten werden immer wieder neue Wörter erfasst, die Sie überprüfen sollten. So sorgen Sie dafür, dass die Sprachprüfung die Wörter “kennt”, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden.

• Passen die Terme nicht? Werden zu viele, zu wenige oder die falschen Terme angezeigt? Möglicherweise war der TermSync in letzter Zeit nicht erfolgreich. Wenden Sie sich bei Problemen mit dem TermSync gerne an den Congree-Support

• Um sicherzustellen, dass im Editor die aktualisierte Konfiguration der Congree-Sprachprüfung angezogen wird, melden Sie sich einfach über die Congree-Toolbar von Congree ab und wieder an. Das löscht die vom Congree-Plug-In zwischengespeicherten Ergebnisse.